虛擬辦公室是什麼？當準備要創業時，發現政府規定開公司一定要有地址，但平常都在家用筆電工作，根本不需要一間實體辦公室…此時該怎麼辦？這是許多新創公司、自由工作者在初期最常面臨的困難。租辦公室太貴，登記在家裡又怕隱私曝光，這時你可能會看到一個詞叫做「虛擬辦公室（借址登記）」。但虛擬辦公室是什麼？有何風險？下面就讓禾成為你一一解答！
虛擬辦公室是什麼？
虛擬辦公室是因應工作型態轉變而興起的新型態辦公室，主要提供公司登記地址、收發信件、會議室租借等服務，以滿足公司登記與接待客戶等需求。
有別於租一間傳統辦公室，除了要每個月付上昂貴的租金外，還需花費辦公室裝潢與添購設備的費用，虛擬辦公室等於是用最低的成本，買到專業的企業門面，並擁有繁華商業區的體面地址可辦理公司設立登記。此外，還提供櫃檯行政秘書服務，讓你即便平時在咖啡廳或其他各處辦公，也不必擔心漏收重要信件！
虛擬辦公室隱藏風險有哪些？借址登記合法嗎？
很多人心裡會怕怕的：「我人不在那裡上班，卻登記在那裡，這樣是合法的嗎？國稅局會不會抓？」先給你一顆定心丸：借址登記是合法的，只要該地址符合政府規定，即可作為公司登記地址。但合法歸合法，如果挑錯虛擬辦公室，還是可能會有以下隱藏風險：
⚠️ 國稅局黑名單地雷
如果該虛擬辦公室沒有審核進駐的公司行號，放任一堆詐騙、洗錢的空殼公司登記進來，那該地址就可能會被國稅局標記為「異常名單」。一旦你登記進去，不僅國稅局可能會時常來查帳，甚至可能要求你遷址，讓你要重新跑一堆行政流程！
⚠️ 漏接重要公文
如果虛擬辦公室的業者沒有配置專業的行政秘書，就可能出現國稅局的稅單，或你與客戶往來的重要信件寄來時無人簽收，或是收了沒有馬上通知你，導致你錯過繳稅或補件期限等，錯失客戶甚至可能面臨高額罰鍰的情況。因此，在挑選虛擬辦公室時，務必選擇有提供專業行政秘書服務的方案，才能避免上述問題發生喔！
延伸閱讀：借址登記合法嗎？借址登記4管道與費用、風險、是否違法一次解析
虛擬辦公室適合哪些人？4大族群告訴你
那虛擬辦公室適合哪些人？下面我們整理出4大適合虛擬辦公室的族群以供參考！
1. 新創公司
創業初期的每一塊錢都要花在刀口上。與其花幾十萬去付辦公室押金、買辦公桌椅、繳水電費，不如一個月花個兩三千塊租虛擬辦公室，讓剩下的資金可更妥善地用在產品開發和廣告行銷上！
2. SOHO族
身為設計師、工程師或顧問，只要有網路到處都能工作。但當你要接洽中大型企業的專案時，名片上印著「臺北市OO商業大樓」，絕對比印著「OO鄉XX路△△巷（自家地址）」來得有說服力，且還有機會能大幅提升客戶信任感。
3. 小型企業
若企業規模較小、員工數量不多，且採遠端辦公的模式，就非常適合藉由虛擬辦公室提供的服務，節省租賃實體辦公室的成本，不僅有利於員工節省通勤時間，也可讓其更專注於業務發展！
4. 跨縣市、跨國企業
假設你的總公司在臺中，但想開始拓展臺北的業務，此時不需急著在臺北租下一整間辦公室。可先租用一個臺北的虛擬辦公室作為聯絡處或分公司來測試水溫。同理，若是外國企業想要來臺灣設立分公司或辦事處，也可先利用虛擬辦公室的地址進行公司登記，待業務穩定後，再考慮租賃實體辦公室。
虛擬辦公室費用行情大公開
租賃虛擬辦公室的費用通常較傳統辦公室來得親民，但仍會依照地段、建築物等級而有所不同。而下面即為目前市場較常見的費用行情：
| 服務項目 | 大約費用範圍（新臺幣） | 費用說明 |
| 北部精華區（如：雙北） | 每月2,000元~5,000元 | 位於交通便利的商辦大樓，企業形象佳 |
| 中南部地區 | 每月1,500元~3,500元 | 依據各縣市商圈熱度有所差異 |
✍️ 實際費用還是要看各個虛擬辦公室、商務中心的方案與服務內容為主喔！
挑選虛擬辦公室4個訣竅
為了避免踩到前述的稅務與黑名單地雷，參觀或簽約前，請務必掌握以下4個訣竅：
✔ 確認地址是否符合政府規定
如同前面說明，若虛擬辦公室的地址不符合政府規定，可能會導致公司無法通過登記，甚至影響公司後續的稅務、信用等問題。因此，在選擇虛擬辦公室時，務必確認其地址是否符合政府規定。
✔ 觀察現場的秘書服務
實際走一趟現場，看看櫃檯是否有專職的秘書，並詢問清楚處理信件的流程（如：收到掛號信是會拍照用Line通知，還是發Email？多久通知一次？），才能確保你的重要公文不會漏接。
✔ 檢視公共空間與會議室
雖然你不常會用到其公共空間，但總是會有需要跟客戶開會、簽約的時候，此時其辦公設備與會議室就很重要。優質的虛擬辦公室，應配備體面、設備齊全的會議室以供租借，才能更有助於提升你的企業形象！
✔ 嚴格的進駐審核機制
盡量小心那種「給錢就能登記」的業者。好的業者在簽約前，通常會請你提供身分證件、確認你的營業項目，幫你過濾掉奇怪的鄰居，才能確保這個門牌地址在國稅局眼中是優良的！
虛擬辦公室常見Q&A
Q1：虛擬辦公室可用於稅籍登記嗎？
可以！只要該地址符合政府規定，即可作為稅籍登記地址。
延伸閱讀：稅籍登記是什麼？與營登、商登差別在哪？設籍課稅與必備資料總整理
Q2：虛擬辦公室的地址可以印在名片和官網上嗎？
當然可以，這就是虛擬辦公室最大的價值之一！你可以大方地把這個漂亮的地段印在名片，或放在粉絲專頁、官方網站上，提升客戶對你的信任感。
Q3：虛擬辦公室的地址與公司實際營運地點不同，會有什麼影響嗎？
虛擬辦公室的地址僅作為公司登記、收發信件等用途，與公司實際營運地點不同並不會有太大影響。但若政府機關需聯絡你時，仍會以登記地址為主，因此需慎選虛擬辦公室，才不會漏掉重要的政府通知。
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看懂了虛擬辦公室的運作模式，是不是覺得這簡直是為現代創業者量身打造的理想方案？但市面上業者琳瑯滿目，挑錯可是會惹來一堆麻煩。此時，就推薦選擇禾成ビジネスセンター，讓我們為你提供安心、合法且高CP值的虛擬辦公室方案！
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